Politique de confidentialité
Protection des données personnelles
1. Qui est responsable du traitement ?
Le responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre des activités de SAS ANIMA LUMEN est :
SAS ANIMA LUMEN, société par actions simplifiée au capital de 100 €, dont le siège social est situé 7 impasse de la Nogarède, 81570 Fréjeville, immatriculée au RCS de Castres sous le numéro 945 250 009, code NAF/APE 9609Z, numéro de TVA intracommunautaire : FR47945250009, représentée par Amandine DEPETRIS, en sa qualité de Présidente.
Adresse e-mail : sas.anima.lumen@gmail.com
Téléphone : 06.99.12.43.53
Site internet : https://www.anima-lumen.com/
SAS ANIMA LUMEN peut être contactée à ces coordonnées pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou à l’exercice des droits des personnes concernées.
2. Quelles données personnelles peuvent être collectées ?
Selon les situations, SAS ANIMA LUMEN peut collecter les catégories de données suivantes :
• données d’identification : nom, prénom ;
• données de contact : adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale ;
• données liées aux demandes, réservations, commandes, inscriptions, rendez-vous, échanges avec le Client, ainsi qu’au suivi administratif des séances, notamment les comptes rendus de corrections et d’équilibrations réalisés dans le cadre de l’accompagnement ;
• données de facturation et de paiement ;
• données nécessaires à l’organisation et à l’exécution des prestations ;
• données relatives aux mineurs, lorsque la prestation concerne une personne mineure et uniquement dans la limite nécessaire à l’organisation, à la sécurité et à la traçabilité de la prestation ;
• informations particulières communiquées librement par le Client lorsqu’il les estime utiles au bon déroulement ou à l’adaptation de la prestation, notamment en cas de situation particulière, fragilité connue, grossesse, mobilité réduite, situation de handicap ou autre élément nécessitant une adaptation raisonnable ;
• données relatives aux avis, témoignages, images, voix, photographies ou vidéos, uniquement lorsqu’une autorisation écrite distincte a été recueillie.
SAS ANIMA LUMEN ne sollicite pas d’informations médicales détaillées et n’établit aucun diagnostic. Les informations sensibles éventuellement communiquées par le Client ne doivent être transmises que si celui-ci les estime strictement utiles à l’adaptation ou à la sécurité de la prestation.
SAS ANIMA LUMEN s’engage à ne collecter que les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités poursuivies.
3. Pour quelles finalités et sur quelles bases légales les données sont-elles traitées ?
Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :
a) Gestion des demandes, réservations, commandes, inscriptions et prestations
Base légale : exécution du contrat ou mesures précontractuelles.
b) Gestion administrative, comptable et facturation
Base légale : obligation légale.
c) Suivi de la relation client et gestion des réclamations
Base légale : exécution du contrat et intérêt légitime de SAS ANIMA LUMEN à assurer le suivi de son activité.
d) Adaptation et sécurisation des prestations
Lorsque le Client communique spontanément une information particulière utile à l’adaptation ou à la sécurité de la prestation, celle-ci est utilisée uniquement dans cette finalité. Lorsque ces informations constituent des données sensibles au sens de la réglementation applicable, leur traitement repose sur le consentement explicite de la personne concernée, sauf autre base juridique applicable.
e) Envoi d’informations pratiques liées à la prestation ou à la commande
Base légale : exécution du contrat.
f) Envoi de communications commerciales, newsletters ou informations promotionnelles
Base légale : consentement lorsque celui-ci est requis par la réglementation applicable, ou intérêt légitime dans les cas autorisés, sous réserve du droit d’opposition de la personne concernée.
g) Utilisation de témoignages, avis, images, photographies, vidéos ou voix
Base légale : consentement de la personne concernée, recueilli au moyen d’une autorisation écrite distincte. Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque, et peut être retiré à tout moment.
4. Le caractère obligatoire ou facultatif des données
Certaines données sont nécessaires pour traiter une demande, organiser une réservation, exécuter une prestation, établir une facture, gérer une commande ou assurer un suivi adapté.
Lorsque ces données obligatoires ne sont pas fournies, SAS ANIMA LUMEN peut être empêchée d’exécuter tout ou partie de la prestation ou de la commande.
Les informations particulières ou sensibles pouvant être utiles à l’adaptation de la séance restent communiquées librement par le Client. Elles ne doivent pas être détaillées au-delà de ce qui est strictement nécessaire.
5. Qui peut avoir accès aux données ?
Les données personnelles sont destinées, dans la limite de leurs attributions respectives :
• à SAS ANIMA LUMEN ;
• aux prestataires techniques et sous-traitants intervenant notamment dans l’hébergement du site internet, la gestion des rendez-vous, la messagerie, le paiement, la facturation, la comptabilité, les outils de communication ou le suivi administratif des séances, notamment Perfactive pour la prise de rendez-vous et la tenue des comptes rendus de corrections et d’équilibrations ;
• aux autorités administratives, judiciaires ou organismes légalement habilités, lorsque la loi l’impose ;
• aux conseils professionnels de SAS ANIMA LUMEN, lorsque cela est nécessaire à la défense de ses droits, au respect de ses obligations ou à la gestion de son activité.
SAS ANIMA LUMEN veille à ce que ses prestataires et sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de confidentialité, de sécurité et de protection des données personnelles.
6. Les données sont-elles transférées hors de l’Union européenne ?
SAS ANIMA LUMEN privilégie, dans la mesure du possible, des outils et prestataires assurant un hébergement ou un traitement des données au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.
Toutefois, certains prestataires techniques peuvent impliquer des transferts de données hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. Dans ce cas, SAS ANIMA LUMEN veille à ce que ces transferts soient encadrés par des garanties appropriées conformément à la réglementation applicable.
7. Pendant combien de temps les données sont-elles conservées ?
Les données personnelles sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées, sauf obligation légale de conservation ou nécessité de conservation à des fins de preuve.
À titre indicatif :
• les données relatives à la relation client, aux réservations, aux commandes et aux échanges contractuels sont conservées pendant la durée de la relation, puis archivées pendant la durée nécessaire à la preuve ou à la gestion d’un éventuel litige ;
• les documents commerciaux peuvent être conservés pendant cinq ans ;
• les factures et pièces comptables sont conservées pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné ;
• les données utilisées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant la relation commerciale, puis pendant trois ans à compter du dernier contact ou de la fin de la relation commerciale, sauf opposition ou retrait du consentement ;
• les données relatives aux autorisations de témoignage, d’image, de voix, de photographie ou de vidéo sont conservées pendant la durée prévue par l’autorisation concernée, puis pendant la durée nécessaire à la preuve du consentement ou à la gestion d’un éventuel retrait ;
• les informations particulières ou sensibles éventuellement communiquées par le Client sont conservées uniquement pendant la durée strictement nécessaire à l’adaptation ou à la sécurisation de la prestation, puis supprimées ou archivées de manière restreinte lorsque leur conservation reste nécessaire à la gestion d’un différend ou à l’exercice d’un droit.
8. Quels sont les droits des personnes concernées ?
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, la personne concernée dispose, selon les conditions prévues par la réglementation applicable :
• d’un droit d’accès ;
• d’un droit de rectification ;
• d’un droit à l’effacement ;
• d’un droit d’opposition ;
• d’un droit à la limitation du traitement ;
• d’un droit à la portabilité, lorsque celui-ci est applicable ;
• du droit de retirer à tout moment son consentement pour les traitements fondés sur celui-ci ;
• du droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.
La personne concernée peut exercer ses droits à l’adresse suivante : sas.anima.lumen@gmail.com.
SAS ANIMA LUMEN répond aux demandes d’exercice des droits dans les délais prévus par la réglementation applicable.
La personne concernée dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
9. Sécurité et confidentialité
SAS ANIMA LUMEN met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles.
Ces mesures visent notamment à éviter que les données soient déformées, endommagées, perdues, utilisées de manière abusive ou accessibles à des personnes non autorisées.
L’accès aux données est limité aux seules personnes et prestataires ayant besoin d’en connaître dans le cadre de leurs missions.
10. Données relatives aux mineurs
Lorsque des données concernant un mineur sont traitées dans le cadre d’une prestation, elles le sont uniquement dans la limite nécessaire à l’organisation, à l’exécution, à la sécurité et à la traçabilité de la prestation.
Les documents d’autorisation parentale et les informations relatives au mineur sont collectés auprès du représentant légal ou avec son accord, dans le respect de l’intérêt du mineur et de son degré de maturité.
SAS ANIMA LUMEN ne sollicite pas d’informations médicales détaillées concernant le mineur. Le représentant légal est invité à communiquer uniquement les informations qu’il estime utiles au bon déroulement ou à la sécurité de la prestation.
11. Témoignages, avis, image, voix, photographies et vidéos
Toute utilisation d’un témoignage, avis, image, photographie, vidéo, voix ou contenu permettant d’identifier directement ou indirectement une personne fait l’objet d’une autorisation écrite distincte.
Cette autorisation précise notamment :
• les éléments concernés ;
• les finalités de l’utilisation ;
• les supports de diffusion autorisés ;
• la durée d’utilisation ;
• le niveau d’identification autorisé ;
• les modalités de retrait du consentement ;
• le cas échéant, la gratuité ou les conditions financières éventuelles.
Le refus de signer une autorisation relative à un témoignage, une image, une voix, une photographie ou une vidéo est sans incidence sur l’accès aux prestations proposées par SAS ANIMA LUMEN.
12. Cookies et traceurs
Le site internet de SAS ANIMA LUMEN peut utiliser des cookies ou traceurs nécessaires à son fonctionnement, ainsi que, le cas échéant, des cookies de mesure d’audience, de personnalisation ou de communication.
Lorsque la réglementation l’exige, le consentement de l’utilisateur est recueilli préalablement au dépôt ou à la lecture des cookies ou traceurs concernés. L’utilisateur peut modifier ses choix selon les modalités proposées sur le site.
13. Mise à jour de la politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité peut être mise à jour à tout moment afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles, techniques ou organisationnelles.
La version applicable est celle publiée sur le site internet de SAS ANIMA LUMEN à la date de consultation.